====== Schulung Doktorandenmanagement ====== :!: DOC ist aktuell nur mit STU und EXA verwendbar! Nur DOC mit RES: dritte Promotionsart KDSF Promotion in Entwicklung bis Sommer 2022 ===== Tag 1 - Grundlagen Doktorandenmanagement ===== ==== Funktionen und Ziele von DOC ==== * Daten für amtliche Statistik erfassen und verwalten * Daten für KDSF im Bereich Doktorandenmanagement bereitstellen * Promotionen können von Antragsstellung bis zum Abschluss begleitet werden * Integriert in andere Bereiche von HISinOne (STU, EXA, BI) === Arten von Promotionen === * Klassische Promotion * Nur Hochschulen mit Promotionsrecht * Hochschule vergibt Titel * für amtliche Statistik relevant * gemeldete Promotion * Für Hochschule ohne Promotionsrecht * Andere Hochschule vergibt Titel * Forschungsarbeit an anderer Hochschule * für KDSF relevant * für amtliche Statistik nicht === Statistiken === * Doktorand * Gemeldete Promotion * KDSF * Klassische Promotion * Promovierendenstatistik * Student * Studium * Prüfungsstatistik * Studierendenstatistik ==== DOC in Verbindung mit anderen Produktbereichen ==== * Promotion nach Studium * Daten bereits vorhanden in STU * DOC baut auf bestehenden Bereichen auf und erweitert diese * Bereits vorhandenen Daten werden verwendet * Spezialisierte Funktionen aus anderen Produktbereichen werden genutzt === Rolle === * Doktorand wird in HISinOne als eigene Rolle abgebildet * Doktorand hat weitere Rollen wie z.B. Student/-in, Mitarbeiter/-in, * Rollen bilden Anwendungsfälle ab und verknüpfen Daten * Noch keine Verwaltungsrolle für Doktoranden in RES vorhanden === Daten === * DOC - STU, EX und RES - BI * Gemeinsamer Datenpool - Es werden die gleichen Daten wie in anderen Bereichen benutzt * Eine Änderung führt zu Änderungen in anderen Bereichen * Keine Kommunikation unter der beteiligten Bereichen * Bei Datenänderung erfolgt keine Meldung und Benachrichtigung in jeweils andern Bereichen * Noch keine fachliche Protokollierung vorhanden, Stand 2021.6 * Eingebundene Funktion: Bearbeitung Transparent und DOC (STU, EXA) * Sprungpunkt: Aufruf spezialisierter Funktion (RES, STU) * BI (Abstände für Konnektorläufe verkürzen auf Antrag bei BI): * Stellt Daten für BI zur Verfügung, BI generiert Statistiken * Durch BI werden keine Änderungen in DOC geändert * Keine Kommunikation * Beziehung zwischen Daten nicht eindeutig, da eine Interpretation zwischen Datenquelle (DOC) und Auswertung (BI) erfolgt * Änderungen an einem Datensatz sind immer in anderen Produktbereichen sichtbar, die diese verwenden -> eine Benachrichtigung über Änderungen erfolgt nicht == STU == *Antrag auf Annahme * Auslandsaufenthalte ( :!: Statistik) * Erste Einschreibung ( :!: Statistik) * Früheres/externe Studium ( :!: Statistik) * Hochschulzugangsberechtigung ( :!: Statistik) * Personendaten == EXA == * Leistungen * Rolle Gutachter/-in == RES == * Beschäftigungsverhältnisse * Externe Betreuungsperson * Strukturierte Promotionsprogramme ==== Überblick Ablauf und Szenarien einer Promotion ==== === Ablauf einer Promotion === == Anträge == * Antrag auf Annahme (Promotionsantrag) * Promotionsfach * Betreuungsperson * Statistikrelevante Angaben * Antrag auf Beendigung * Grund * Datum ===== Tag 2 - Abbildung des Promotionslebenszyklus ===== ==== Promovierendendaten ==== * [[https://wiki.his.de/mediawiki/index.php/Doktorandendaten_verwalten_im_Hinblick_auf_die_amtliche_Statistik-HISinOne | Übersicht der Statistik-relevanten Merkmale]] === Registerkarte Promotionsdaten === * Promovierendenstatus = Status der Person, wird für die Statistik berücksichtigt. Manuell gepflegt. * Promotionsstatus = interner Status einer bestimmten Promotion, wird nicht an die Statistik geliefert, dient der internen Dokumentation. Wird automatisch bestimmt. * Daten zur Promotion sind nach Gültigsetzung eines Antrages auf der Registerkarte "Promotionsdaten" (Stift-Symbol im Titel) hinterlegt. === Registerkarte Beschäftigungsverhältnisse === * Stipendienprogramme sind in der Schlüsseltabelle "scholarship_program" hinterlegt. === Registerkarte Studium === * Daten der Registerkarte werden mit dem Studierendenmanagement geteilt, sofern Studierendendaten vorhanden sind. * Fieldset "Externes Studium". Dient vornehmlich der Erfassung der zur Promotion berechtigenden Abschlussprüfung. Es kann jedoch auch ein gesamter externer Studienverlauf erfasst werden. === Registerkarte Anträge und Meldungen === * Antrag auf Promotionsunterbrechung * Antragstyp - Tatbestand, beschreibt, den Grund der Unterbrechung der Promotion. * Eine Unterbrechung wird auf der Registerkarte Promotionsdaten angezeigt, sofern die Unterbrechung zum Tagesdatum aktiv ist. === Registerkarte Kommission und Gutachten === * Gutachter/-innen sind Personen mit der Rolle "Gutachter/-in Promotion". * Kommission ist eine ständige Kommission die einem Promotionsfach zugeordnet ist. Sie ist nicht individuell pro Doktorand/-in. * Gutachter/-innen sind individuell je Doktorand/-in. Die Bestimmung der teilnhemenden Personen erfolgt außerhalt von HISinOne. * Die Rolle von Gutachter/-innen (auswählbar bei Zuordnung oder Erfassung) bezieht sich auf die Rolle während der Begutachtung. Es ist keine System-Rolle. * Die Noten der Gutachten wirken sich nicht direkt auf die Leistung der Dissertation aus. * Bewertung der Dissertation erfolgt mit Zahlenwerten. * Die Anzahl und Arten der Prüfungen/Leistungen sind in der Promotionsordnung (Curriculum Designer) konfigurierbar. * Die automatische Berechnung der Abschlussnote ist ab Release 2021.12 korrigiert. Ein Hotfix für Release 2021.06 ist in Vorbereitung. === Registerkarte Berichte === * Die für umfangreiche Berichte notwendigen Daten sind derzeit begrenzt. Dokumente, wie z.B. eine Promotionsurkunde können daher nur eingeschränkt generiert werden. * Service Calls noch nicht implementiert, geplant, Release steht nicht fest ===== Tag 3 - Weitere Funktionen HISinOne ===== ==== Gutachter einrichten ==== * Gutachter können direkt auf der Registerkarte "Kommission und Gutachten" erfasst werden. * Alternativ können Gutachter bei der Migration angelegt werden ==== Übersicht Suchparameter ==== * Eine Übersicht der Suchparameter und Suchausdrücke befindet sich oben in der Suchmaske über den Button "Hilfe zur Suche" * 5 Suchkonfigurationen * Ohne Promotionsantrag * Anträge (Grunddaten) -> Kriteriengruppe hinzufügen * Ausschließende Kriteriengruppe * Begründeter Antragstyp = Promotionsantrag * Mit eingegangenem Online-Antrag * Antrag auf Annahme als Doktorand/-in * Genehmigungsstatus = Genehmigt * Bearbeitungsstatus = eingegangen * Mit interner Betreuung ==== Promotionsdaten ==== * Status des Verfahrens ≠ abgebrochen, noch nicht begonnen, abgeschlossen * Interne Betreuer/-innen: Datum bis = 'ISNULL | >=TODAY' * Anstehende Promotionsbeendigung * Antrag auf Promotionsbeendigung -> Datum der Beendigung des Verfahrens = '>TODAY' * Mit internem Studium * Internes Studium -> Fachsemester = '>0' ==== Vorstellung Fachdesign Duplikatsprüfung ==== * ([[https://wiki.his.de/mediawiki/index.php/FD-DOC:_Identit%C3%A4ten_von_registriertem_Doktorand_und_Studierendenperson_zusammenf%C3%BChren | Fachdesign]]) "Identitäten von registriertem Doktorand und Studierendenperson zusammenführen" in Umsetzung * [[https://wiki.his.de/mediawiki/index.php/Duplikatspr%C3%BCfung_im_Doktorandenmanagement_einrichten-HISinOne | Konfiguration Duplikatsprüfung ]] * [[https://wiki.his.de/mediawiki/index.php/Promotionsordnung_abbilden-HISinOne | Abbildung von Promotionsordnungen]] ==== Beschäftigungsverhältnisse - allgemein ==== * [[https://wiki.his.de/mediawiki/index.php/RegisterkartenSTU_DOK_Besch%C3%A4ftigungsverh%C3%A4ltnisse-HISinOne | Übersicht]] * [[https://wiki.his.de/mediawiki/index.php/Doktoranden-Management_Konfiguration_nach_Registerkarten-HISinOne#rk_besch.C3.A4ftigungen * [[https://wiki.his.de/mediawiki/index.php/Doktoranden-Management_Berechtigungen_nach_Registerkarten-HISinOne#rk_besch.C3.A4ftigungen | Berechtigungen ]] ==== Beschäftigungsverhältnisse – importieren ==== * Setzt die Aktivierung der "neuen" Beschäftigungsverhältnisse voraus, um in DOC sichtbar zu sein. * [[https://wiki.his.de/mediawiki/index.php/Besch%C3%A4ftigungsverh%C3%A4ltnis_importieren-HISinOne | Anleitung ]] ==== Weitere Entwicklung ==== * [[ https://wiki.his.de/mediawiki/index.php/2021-01- | Priorisierung lt. Workshop]] * Aktuelle Themen * Anträge/Online-Anträge * Duplikatsprüfung * Fachliche Protokollierung * Web-Services (KDSF-Promotionen) * Schlüsseltabelle für die Erweiterung der Rollenauswahl der Gutachter: k_instructortask ====== Fragen ====== * REST/SOAP Schnittstelle * Keine REST/SOAP Schnittstelle, auch nicht geplant, allgemeine Funktionen zur Abfrage * Standard PSV Webservices gehen * Weitere Funktionen wie anlegen von Doktoranden und Co müssen angefragt werden * Warum BI? Datenbestand weniger aktuell * PSV Grundmodul, BI sitzt darauf * Falls Datenbestand aktueller sein muss Verkürzung der Intervalle beantragen oder manuell durchführen * Notierte Rollen in Promotionskommission * rein informativ, haben keine weiter Funktion * Dissertationen erfassen * genehmigter Promotionsantrag ist Voraussetzung * Erfassung unter Leistungen * Klassifikation * Auswahl wird in Schlüsseltabellen hinterlegt * Mit Fachberater füllen ("Fachgebiete": k_subject_area; "Forschungsfelder": k_research_area)